Privatlivspolitik for netværksforening Senior Erhverv (SE) Sydsjælland

25-10-2018

Senior Erhverv Sydsjællands dataansvar

Vi behandler personoplysninger og har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger til sikring af en fair og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi som seniornetværk kun behandler personoplysninger til bestemte formål og det sker ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige

Senior Erhverv Sydsjælland er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: Ditte Nukunu, formand for bestyrelsen

Adresse: Militærsvinget 13, 4700 Næstved

CVR: 29551790

Telefonnr.: 5577 4568

Mail: seniorerhverv@seniorerhverv-sj.dk

Website: www.seniorerhverv-sj.dk

Behandling af personoplysninger

Vi behandler følgende personoplysninger:

1)   Medlemsoplysninger:

–      Almindelige personoplysninger:

o   Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse, billede, CV data

–      Personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse:

o   Ingen

2)   Oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og tovholdere:

–      Almindelige personoplysninger:

o   Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse, som ved medlemsoplysninger

o   Andre oplysninger om tillidsposter, andre hverv i relation til netværksforeningen og bankkontonummer

–      Personoplysninger, der kan være tillagt en højere grad af beskyttelse:

o   CPR-nummer af bestyrelsesmedlemmer, som anvendes ved evt. forespørgsel af netværksforeningens revisor ved årets regnskabsaflæggelse (pga. hvidvaskloven)

Dine medlemsoplysninger kan altid tilgås og gennemgås via medlems-login på netværksforeningens website.

Her indsamler vi oplysninger fra

Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan der være andre kilder:

• Der er ingen andre kilder som anvendes

Netværksforeningens formål med behandling af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.

Lovlige grunde til behandling er særligt:

• Netværksforeningens berettigede (legitime) interesser i at behandle dine oplysninger (interesseafvejningsreglen)
• At det er nødvendigt for at opfylde en aftale med dig
• Behandling efter lovkrav (eks. skattelove, hvidvasklov, bogføringsbestemmelser)
• Behandling med samtykke

Formålene:

1)   Formål med behandling af medlemsoplysninger:

• Netværksforeningens medlemshåndtering, herunder kontingent-opkrævning og timeopgørelser
• Som led i netværksforeningens jobsøgningsaktiviteter, andre aktiviteter og andre formål i henhold til netværksforeningens vedtægter, herunder planlægning, gennemførelse, opfølgning, koordinering og håndtering af opgaver og kommunikation
• Overblik over og forbedring af erfaringer og kompetencer, herunder kursustilbud
• Udbetaling af rejse- eller kørselsgodtgørelser, refusioner og lignende
• Opfyldelse af lovkrav, herunder opfyldelse af Bekendtgørelse nr. 1276 af 31.10.2016
• Administration af din relation til os

2)   Formål med behandling af oplysninger på bestyrelsesmedlemmer og tovholder:

• Se beskrivelser under ”Formål med behandling af medlemsoplysninger”
• Håndtering af bestyrelsesmedlemmernes og tovholdernes hverv i netværksforeningen

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser

I det omfang vi behandler dine medlemsoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som:

• Udøvelse af jobsøgnings, selvhjælps og medlem-til-medlem hjælps aktiviteter, herunder udfærdigelse af nyhedsbrevlister, deltagerlister, aktivitetsgruppe lister, kursuslister m.v.
• Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
• Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
• Afholdelse af sociale arrangementer samt andre netværksaktiviteter
• Brug af situationsbilleder taget i netværksforeningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i netværksforeningen
• Videregivelse af dit billede og dine CV oplysninger til arbejdsgivere, ved forespørgsel aktivt-direkte hos netværksforeningen eller passivt via det landsdækkende CV katalog, drevet af SE Danmark, ved Landskoordinator
• Da netværksforeningen er en del af Senior Erhvervs landsdækkende fællesskab og i samarbejde med Landskoordinators Senior Erhverv Danmark, sker der videregivelse af oplysninger om bl.a. kursus-, ERFA- og SE seminar deltagelse til Landskoordinator og andre SE netværksforeninger, for at deltagerne kan modtage information og aktivitets- og kursusinformation.
• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af netværksforeningen
• Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende

Samtykke

Oftest vil vores behandling af dine personoplysninger basere sig på et andet lovligt grundlag end samtykke. Vi indhenter derfor kun dit samtykke, når det i sjældne tilfælde er nødvendigt for at behandle dine personoplysninger til de formål, der er beskrevet ovenfor.

Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.

Videregivelse af dine personoplysninger

I forbindelse med Senior Erhverv Sydsjællands generelle aktiviteter sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse i aktiviteter udbudt af Senior Erhverv Danmark gennem Landskoordinator til Landskoordinator.

Der sker videregivelse af oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og tovholdere i relevant omfang til Landskoordinator og i et specifikt omfang til Styrelse for Arbejdsmarked og Rekruttering (STAR).

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring.

Opbevaring og sletning af dine personoplysninger

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem, bestyrelsesmedlem eller tovholder af netværks-foreningen:

Medlemmer:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra medlemskabets ophør og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 5 år efter kalenderåret for din udmeldelse af netværksforeningen

Medlemmer, herunder også bestyrelsesmedlemmer og tovholdere:

Vi vil opbevare dine personoplysninger i en periode fra ophøret af dit virke og i overensstemmelse med følgende kriterier:

• Bogføringsbilag, herunder f.eks. kørselsbilag, og timeopgørelser skal gemmes i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som bilaget eller opgørelsen drejer sig om
• Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen til eventuelle krav gemmes i 5 år efter medlemskabet er ophørt

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, bestyrelsesmedlemmer og tovholdere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Dine rettigheder

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

•       Retten til at blive oplyst om behandlingen af data

•       Retten til indsigt i egne personoplysninger

•       Retten til berigtigelse

•       Retten til sletning

•       Retten til begrænsning af behandling

•       Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)

•       Retten til indsigelse

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst. 

Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

Revidering af privatlivspolitikken

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores website.

Endelig version udarbejdet d. 25. oktober 2018